1. Simplifique a comunicação dentro do processo de negócios
Como uma pequena empresa, tenho certeza de que você recebe centenas de e-mails por dia. Eles estão todos relacionados a tópicos diferentes, alguns são apenas mensagens fraudulentas e alguns precisam ser priorizados. Qual é o seu plano de ação? Quem vai estar no comando? Você está armazenando tudo isso em uma folha de papel ou em alguns adesivos, ou segurando arquivos separados para ver o que precisa fazer?
Qualquer que seja o método escolhido, uma coisa é certa: é impossível reter todas as coisas que você precisa fazer em sua cabeça. Pode ser necessário classificar a comunicação interna e externa, atribuir funções e tarefas, verificar seus status e organizar o tempo. Erros e sobreposições são fáceis de ocorrer se você estiver fazendo tudo manualmente. Ao automatizar seu fluxo de trabalho, você tem um modo simplificado de comunicação. Você cria um painel comum para todos e todas as suas solicitações, atribuições, detalhes sobre o estágio em que estão e o que precisa ser feito são mantidos lá. Não há necessidade de executar tarefas manuais e se preocupar com o que está feito e o que está faltando. Veja tudo claramente, como se estivesse na palma da sua mão.
2. Reforce a responsabilidade
A automação do fluxo de trabalho em sua pequena empresa oferece a você um ativo claro sobre os outros: você tem a chance de ver funções e responsabilidades. Isso ajuda a evitar a confusão de “Não é minha culpa”, porque a distribuição de suas funções dá uma visão clara de quem está no comando do quê. Iniciações, aprovações, rejeições e entradas são todas vinculadas à pessoa ou grupo de pessoas responsáveis.
Ao habilitar esse nível de transparência de informações em seu processo de negócios, você aumentará automaticamente o nível de responsabilidade sobre você e seus colegas. Você nunca mais terá que ouvir “Desculpe, não recebi aquele e-mail”, “Opa, foi para minha caixa de spam” ou “Desculpe, mas você não me deu aquele pedaço de papel”!
3. Evite erros manuais e ineficiência
Todos nós já nos deparamos com erros que causaram perdas financeiras e outros inconvenientes. Quantas vezes você perdeu um cheque, ou pagou coisas erradas, ou pior ainda, pagou coisas que nunca recebeu? Automatizar seus processos de negócios ajudará você a reduzir esses casos ao mínimo. Você vê qualquer transação em seu estado atual. E você é o único a alterar ou atualizar seu status. Portanto, se um pedido estiver pendente e você não o tiver recebido, nunca efetuará o pagamento. Imagine quantos nervos e tempo isso pode economizar para você.
4. Desenvolver uma visão sobre a evolução e as repercussões do seu processo de negócios
Ter um tipo de fluxo de trabalho automatizado em sua empresa também pode ajudar a melhorar as coisas. Ele fornece uma visão clara da rapidez com que você faz as coisas, como funciona o seu negócio em geral e o que ainda precisa ser melhorado. Como o modo de comunicação é simplificado e o acúmulo de dados é centralizado em uma ferramenta de fluxo de trabalho automatizada, você acessará facilmente os dados sobre o desempenho de sua empresa. Esta é uma das melhores entradas que você pode ter para todas as suas necessidades de gerenciamento de processos de negócios.
5. Ter um sistema centralizado e unificado de armazenamento, apresentação e comunicação
Quantos programas você opera para manter a comunicação em seu escritório funcionando? E-mail, chat, videochamadas, hangouts. Quantos programas para processar arquivos? Quantos para apresentá-los? Quantos mais para acompanhar os processos? Ter uma plataforma automatizada que combine todos esses recursos, seja amigável e fácil de navegar resolverá os problemas de comunicação e armazenamento e manterá todos os seus dados à mão. Existe algo que possa atender melhor às necessidades do escritório? Eu não acho.
Esses são vários recursos que você pode considerar ao tomar a decisão de automatizar ou não seus processos de negócios. A Devinova já faz isso e você pode ser o próximo a implantar no seu negócio. Entre em contato conosco.
